INFORMATICA: Combinando correspondencia


Por Ronald Rivas
rivasronald@yaho.com

Es sumamente incómodo tener que elaborar muchas cartas que disponen del mismo cuerpo y diferentes destinatarios o datos en cada una de ellas, por tal motivo la combinación de correspondencia es el proceso que disponen la mayoría de los procesadores de palabras en las aplicaciones de oficina, entre ellas MS Office Word y OpenOffice Writer, para facilitarle el trabajo a los usuarios.

El proceso de combinar correspondencia sólo es el nombre de una tarea básica realizable tanto en el hogar como en la oficina, pero es importante mencionar que son innumerables las posibilidades de acción de esta tarea básica en la gestión de documentos electrónicos, dependiendo de la creatividad y astucia del usuario.

Para el caso de MS Office Word 2002 y 2003, el proceso básico en cuatro pasos es el siguiente: Seleccionar un documento, acceder a un archivo de datos, agregar campos al documento y combinar.

Con un documento en blanco ir al menú “Herramientas”, luego “Cartas y correspondencia” y a continuación “Combinar correspondencia” (“Asistente para combinar correspondencia” en 2002). Verá abrirse el panel “Combinación de correspondencia” y podrá desplazarse por todo el proceso al seleccionar cada una de sus opciones, las cuales son vínculos “Siguiente …” ubicados en la parte inferior de dicho panel.

En el 1er. paso “Seleccionar un documento”, debe hacer clic en “Cartas” en “Seleccione el tipo de documento”. Ahora en “Seleccione el documento inicial” puede elegir: “Utilizar el documento actual, Empezar a partir de una plantilla y Empezar a partir de un documento existente”, por lo que puede ser la primera opción para digitar el contenido en el documento en blanco que ya se dispone o cargar un documento que ya está hecho, concluyendo así el 1er. paso.

En el 2do. paso “Acceder a un archivo de datos”, supuestamente ya disponemos de una lista existente hecha y guardada normalmente como una archivo de MS Excel, la cual simplemente consta de las columnas necesarias con la información individual para cada carta. Puede usar en Excel los nombres de columnas que identifique los tipos de datos que están contenidos en ellas. En “Seleccione destinatarios” opte por “Utilizar una lista existente”. Busque la hoja de Excel donde están los datos, ábrala, ubique el libro a utilizar, en todo caso el 1, y luego seleccione si la primera línea de la hoja electrónica tiene los encabezados de la información o no. Ahora seleccione “Todos” o coloque cheques sobre los registros a utilizar en el diálogo “Destinatarios de combinar correspondencia”.

En el 3er. paso “Agregar campos al documento”, ubique el cursor en cada sitio donde aparecerá un marcador ( con signos << … >> ) que indica que ahí estarán los datos de la lista existente, la cual se sustituirá en carta que se combine. Seleccione “Más elementos …” en “Escriba la carta”, clic en “Campos de base de datos” y opte por la información o la columna de datos que quiere mostrar en ese lugar del documento, terminando con botón “Insertar”, y así con cada dato o campo de combinación. Repitiendo el proceso para cada campo: “Más elementos …”, “Campos de bases de datos”, campo de combinación a mostrar y botón “Insertar”.

En el 4to. paso “Combinar”, hacer clic en “Vista previa de las cartas”, revise el documento y si está de acuerdo hacer clic en “Complete la combinación”, optando por “Imprimir …” o “Editar cartas individuales …”. En esta última opción, puede guardar directamente el documento de correspondencia generado, de tal manera que pueda imprimirlo o modificarlo más tarde.

Al realizar este proceso se dará cuenta que hay más opciones que se pueden seleccionar en cada uno de los pasos descritos, dependiendo de lo que se quiera combinar. Recuerda que debes pasar de uno a otro menú, haciendo clic en el vínculo “Siguiente …”, ubicado en la parte inferior del panel de combinar correspondencia. Siento mucho mencionar que como Microsoft no estandariza la actualización de sus aplicaciones Office, en cada una de ellas puede variar la manera en que se realiza no sólo este proceso de combinar sino otros también.

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